TECNOLOGÍA | DOCUMENTACIÓN

La gestión documental en el proceso de transformación digital

Por COLUMNA CERO. 20/09/2019

El 33º Encuentro de la Economía Digital y las Telecomunicaciones se ha celebrado centrando la atención en la llamada de la digitalización.

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La gestión documental en el proceso de transformación digital

Los días 2 a 4 de septiembre fueron los elegidos para llevar a cabo el 33º Encuentro de la Economía Digital y las Telecomunicaciones. En esta ocasión, la cita centró su atención en la necesidad de azuzar la llama de la digitazación.

Este encuentro lo organiza cada año la patronal tecnológica Ametic. Durante la convención se puso de manifiesto la fuerza que tiene en España el sector de las pymes, con más de 3 millones de empresas que ocupan una parte muy importante del tejido empresarial.

Los datos en cuanto a digitalización y brecha digital son preocupantes, porque según resume el informe “La digitalización como palanca de competitividad de la pyme”, de la Cámara de Comercio, el 20,2% de las empresas no dispone de ordenadores y el 24,4% no cuenta con conexión a internet.

¿Cómo potenciar la transformación digital en las empresas españolas?

En el terreno empresarial, la transformación digital consiste en mejorar las experiencias de los clientes, empleados, proveedores, socios y accionistas. La realidad actual es muy diferente a la que vivíamos hace años y los medios digitales son parte de nuestro día a día.

La clave para la organización en la empresa es ver la transformación digital como una ventana de oportunidad que permite combinar prácticar y formas que dan como resultado nuevas técnicas y oportunidades. Aparece así, por tanto, la gestión documental, pero utilizando para ello los medios digitales.

Avanzar en la digitalización es una cuestión totalmente necesaria para todo tipo de organizaciones. Juan Bachiller, vicepresidente de la Comisión de Industria 4.0, sostiene que es imposible demandarle a una empresa que no está conectada a internet que dé el salto a la robotización o los sistemas en la nube. Hay que ir por fases.

En pymes y micropymes todavía la concienciación no está en el mismo grado. Sin embargo, de lo que no queda duda es de que una buena parte del sector empresarial está concienciado de la necesidad de digitalización.

Con esta diferencia gradual de digitalización, la brecha digital tan presente en las empresas españolas, Ana Meso, directora general de Sunion, cree que España se encamina a una “economía de dos velocidades”, en la que unos se beneficiarán de la productividad y la competitividad de la digitalización mientras que otros buscarán las vías para salir adelante.

¿Cómo ayuda la gestión documental en la organización empresarial?

La gestión documental o gestión de documentos es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar todos los documentos recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y conservar a largo plazo los más valiosos.

En todo este proceso deben primar siempre los principios de racionalización y economía. La gestión documental es una actividad casi tan antigua como la escritura. Desde que se generan documentos existe la necesidad de almacenarlos para fijar actos administrativos, contratos legales, transacciones comerciales y dar fe de todos los hechos.

Software de gestión documental como Vitradoc tienen por objetivo facilitar estas mismas tareas de archivo, control administrativo y gestión documental pero sirviéndose de las facilidades que ofrece la digitalización de la sociedad.

En cualquier caso, llegados a este punto es importante diferenciar entre el proceso de gestión documental digital y el fenómeno de digitalización, que se resume principalmente en las diferencias existentes entre los conceptos “digital” y “electrónico”.

¿Cuáles son las diferencias entre la gestión documental electrónica y el proceso de digitalización?

Digitalizar es, según el diccionario de la RAE, "registrar datos en forma digital”, o bien “convertir o codificar en números, digitos, datos o informaciones de carácter continuo, como una imagen fotográfica, un documento o un libro”.

La gestión documental electrónica es el proceso a través del cual se gestionan y almacenan de manera más productiva, a priori, documentos electrónicos, digitales. No existe una voluntad de transformación en la tipología de los documentos.

Se puede considerar que el proceso de digitalización de las empresas es todo aquellos que tiene que ver con adaptar su realidad a los nuevos tiempos digitales, siendo la gestión documental electrónica una parte más de la digitalización.

Si hace unos años, las empresas optaban por gestionar todos sus documentos de manera analógica y en la actualidad recurren a software especializados como Vitradoc, ahí están viviendo un proceso de digitalización, se están acercando a la nueva realidad y están “reduciendo” su brecha digital.











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