Es mucho lo que la tecnología ha hecho por las empresas. Años atrás, realizar muchos procedimientos suponía altos costes, así como prolongados tiempos de trabajo por parte de los empleados, siendo algunos de éstos, la gestión y organización de nóminas, una de las tareas más complejas y delicadas de las empresas.
Gracias a la optimización de los procesos debido a los avances tecnológicos, hoy en día se pueden simplificar en costes, tiempo y esfuerzo, todo lo referente al manejo del personal de una empresa, con el uso de un software de gestión de nómina, lo que además supone un incremento en la eficacia y el control de todas las operaciones del área.
Numerosos beneficios
El uso de un software de gestión de nóminas va en ascenso debido a sus numerosos beneficios, realiza el cálculo automático de nóminas, finiquitos, variables, Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU), liquidaciones, entre otros.
Son capaces de manejar nóminas multiempresa, y configurar deducciones y préstamos. Además, se encarga del envío automático vía e-mail de los recibos de pago, emite alertas de pagos de empleados, y los pagos al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) son automáticos.
Además, suelen ofrecer el servicio de soporte las 24 horas del día, los siete días a la semana; la información está respaldada en la nube, lo cual es mucho más seguro que tenerla sólo en un servidor físico. El archivo de la nómina histórica es automático, por lo que se exonera el trabajo que implica guardar los avances uno por uno, todos los pasos se archivan automáticamente.
Una vez adquirido este tipo de software para el manejo de los recursos humanos de la empresa, los trabajadores se olvidarán de manejar bases de datos, hacer cálculos y pagos de forma manual, no tendrán que actualizar información de los empleados, ya que ellos mismos podrán hacerlo y no necesariamente deberán estar pegados a un ordenador ya que pueden acceder a través del móvil o tablet.
Rápido y sencillo
Con este tipo de aplicaciones, pagar la nómina nunca fue tan fácil, ni siquiera hay que ser un contable experto para poder gestionarlo, algo que puede concentrarse en sólo cuatro clics:
1. Hacer el cálculo: no hay lugar a errores, lo cual es una de las ventajas de este tipo de sistemas. El cálculo es exacto y automático.
2. Efectúa el pago: desde la plataforma se realiza automáticamente el pago a las distintas entidades bancarias en las que los empleados tengan sus cuentas.
3. Realiza el timbrado: en un mínimo tiempo, no pasa de tres segundos, realiza el timbrado. Empresas que prestan el servicio suelen incluir el timbrado, por lo que no generará un coste extra.
4. Envía el recibo: automáticamente envía los recibos de pago a todos los empleados a través del correo electrónico. A través de la aplicación se pueden personalizar los recibos con la identidad de la compañía, datos, logo, colores, entre otras características descriptivas.
Como hemos mencionado, no sólo se trata de pagar sencillamente la nómina, estamos hablando de plataformas que facilitan la gestión completa de RRHH, y que además, mejoran las comunicaciones internas y todo por un mismo canal. Por ejemplo, cuando alguien comienza a trabajar en una empresa, estos sistemas lo notifican a todos los trabajadores. De igual forma, se suelen generar alertas por cumpleaños y ascensos, lo que genera un buen grado de empatía con los empleados.
Y sus ventajas siguen, se puede saber quiénes entre el personal tiene incapacidad para trabajar por baja laboral y durante cuánto tiempo. Todos los colaboradores podrán acceder al sistema para solicitar vacaciones, beneficios, documentos y consultar su expediente dentro de la empresa.
Una de sus funciones principales, es que estos sistemas permiten que las empresas cumplan con todos los requisitos gubernamentales, por lo que no habrá forma de caer en faltas que afecten a la operatividad de las compañías.
