La era digital ofrece grandes ventajas en múltiples áreas profesionales, incluida la organización de reuniones y encuentros laborales. Gracias a las herramientas para webinar se pueden celebrar eventos de todo tipo: reuniones de trabajo, cursos de formación, presentaciones comerciales…
Estos encuentros online no solo pueden sustituir a las reuniones cara a cara, sino que, además, bien empleados, pueden contribuir a multiplicar los beneficios para las organizaciones.
La clave está en tener claros los objetivos que se desean obtener con esas reuniones, y apoyarse en un software que permita realizar charlas y seminarios online de manera fácil, interactiva y sin dificultades técnicas.
Sin barreras geográficas, ni tiempos de espera innecesarios
Hacer un evento online no requiere que los asistentes compartan un espacio físico. Pueden estar en zonas geográficamente muy dispersas, lo que agiliza la convocatoria y celebración de estas reuniones.
El único requisito es que dispongan de un dispositivo, ya sea ordenador, smartphone o tablet, desde el que conectarse al evento.
Es por tanto muy importante que el software elegido disponga de las capacidades técnicas suficientes para poder visualizarse sin problemas, especialmente en dispositivos móviles, que cada vez son los más utilizados por los usuarios.
Por ello, mejor si el software elegido para hacer el evento online cuenta con una aplicación móvil. La agilidad técnica y la eliminación de los tiempos de espera es importante ya que se estima que el 40% de los usuarios abandona las aplicaciones móviles cuando estas tardan más de tres segundos en funcionar.
Grabar los encuentros multiplica las posibilidades de que el mensaje llegue
¿Cuántas veces los profesionales pierden la oportunidad de asistir a un curso o ponencia interesante porque un imprevisto les surgió en el último momento?
Gracias a la función que permite grabar estas reuniones online existe la posibilidad de enviar un enlace con el evento grabado a las personas que no pudieron asistir, o a aquellas que asistieron pero que desean compartirlo con otras personas.
La grabación de los eventos multiplica la difusión del mensaje que se quiere transmitir, lo que es especialmente útil, por ejemplo, en los programas de formación online, o en las charlas comerciales en las que se desean captar nuevos socios o clientes potenciales.
Permite gestionar fácilmente la red de contactos y ampliarla
Convocar asistentes a estos eventos, y hacer un seguimiento de cuál fue su experiencia es más sencillo y efectivo que nunca gracias a la herramienta “libreta de direcciones”.
De ese modo, con un solo clic, se puede extraer un listado de personas a las que enviar una invitación en función de los criterios que sea necesario aplicar (ciudad en la que residen, cargo en la empresa, edad, titulación, etc.).
Igualmente, para captar asistentes de cuyo contacto no se dispone, se puede anunciar la próxima celebración del evento a través de redes sociales y/o publicidad en buscadores y medios digitales. Estas campañas de difusión presentan la ventaja de que pueden dirigirse específicamente a grupos poblacionales de un perfil concreto y, en algunos casos, sin que el coste de la acción sea elevado.
Se reducen los costes de organizar eventos
Realizar eventos online también permite reducir costes en la celebración de eventos ya que no es necesario alquilar una sala o contratar personal que ofrezca soporte para recibir y orientar a los asistentes.
En cuanto a las reuniones de trabajo, se reducen los desplazamientos, lo que no solo supone menos gasto en transporte, sino también en tiempo que emplean los profesionales en ir de un lugar a otro.
Genera una buena imagen de marca
Las herramientas para organizar eventos deben permitir personalizar con el logotipo y los colores corporativos de la compañía; tanto las invitaciones que se envían por email, como el entorno digital en el que transcurre la reunión online.
Gracias a una interfaz intuitiva, hacerlo es posible de forma sencilla, sin disponer de conocimientos de programación.
Igualmente, durante el transcurso de la charla, reunión o curso es posible difundir material tanto gráfico como audiovisual, y compartir pantalla o utilizar pizarras interactivas para ilustrar con ejemplos el discurso del ponente o los ponentes que estén moderando el encuentro.
Permite la interacción con los asistentes
La comunicación a través de las herramientas online que permiten organizar eventos es bidireccional.
Es decir, que es posible que los asistentes puedan plantear sus dudas o experiencias a través de distintas funcionalidades, como el chat o el micrófono, que se pueden habilitar para que intervengan tanto ponentes como usuarios.
La interacción no solo es deseable en este tipo de encuentros online, sino también necesaria ya que los asistentes que pueden intervenir se sentirán más implicados en la reunión, lo que disminuye la posibilidad que, en un momento del discurso, abandonen la charla.
