La llegada de la era digital ha promovido en el mundo muchos cambios, todos beneficiosos tanto en las comunicaciones como en la tecnología. Las nuevas tecnologías han traído para las empresas un sinfín de beneficios, que se fueron incorporando a la gestión corporativa, como los softwares de gestión, que han simplificado de la manera más eficiente los procesos de control en el total funcionamiento que son necesarios, reemplazando las viejas planillas, como en el caso de los departamentos de recursos humanos.
Mayor eficiencia en la administración del personal
Los softwares de gestión para los departamentos de recursos humanos permiten llevar a cabo a la perfección la administración de personal. Generalmente, y hasta la llegada de este tipo de soluciones, se utilizaban las clásicas planillas de Excel, que para cuando la empresa es pequeña resultan un método suficiente, pero cuando la empresa comienza a crecer se transforma en un verdadero problema.
Con el crecimiento de una empresa y el incremento de personal, el departamento de recursos humanos queda perjudicado por la falta de herramientas para concretar una buena tarea de administración.
Comenzando con la gestión de los beneficios corporativos y hasta cómo gestionar las firmas del control de asistencia, todos los controles se realizaban por medio de planillas, hasta los más difíciles, como el control de la asignación de las vacaciones.
La automatización de los procesos dentro de las empresas, permite mejores controles, mayor seguridad, más agilidad y eficiencia en todos los sistemas. Esto les facilita a los profesionales de cada sector trabajar y actuar más rápidamente, mejorando notablemente la productividad de cada departamento y la eficiencia.
Ventajas obtenidas por la elección de un software de gestión
Las empresas que ya han incorporado los softwares de gestión en la administración de sus departamentos, han logrado importantes ventajas:
– No tener errores de cálculo: en las planillas de Excel uno de los problemas más comunes eran los errores que se podían cometer, en la creación de alguna cuenta o fórmula, y que echaban a perder todo el resultado final. Estudios realizados por respetados grupos corporativos de estudios de riesgo en Europa, el 90% de las planillas controladas tenían errores de cálculo graves.
– Mediante el uso de los softwares de gestión, se eliminan todos los posibles errores, como en el caso de los departamentos de recursos humanos. El mismo programa ya incorpora los cálculos adecuados para que la empresa gestione los correspondientes a cada empleado.
– Con ingresar la información que el programa pide basta, ya que del resto se encargará el mismo software de forma automática.
– Incluye características personalizadas, mientras que las planillas son personalizables, pero no personalizadas. Los softwares de gestión ya están personalizados mediante módulos particulares para cada tipo de gestión, como el control de vacaciones, el control de asistencia ligado al formato de la nómina, los beneficios corporativos, y así sucesivamente, todo está automatizado.
– Los módulos están todos en una misma plataforma, por lo que sencillamente se pueden ligar las distintas informaciones.
– Mayor confidencialidad y seguridad: uno de los puntos débiles de las planillas en el caso del personal era que cualquier persona podía acceder a los datos y hasta modificarlos.
Con el software de gestión estos problemas disminuyen o se eliminan, pues la información está encriptada en la nube, y para acceder a ella, se debe hacer desde un sitio web o programa muy específico.
El software de gestión optimiza la administración de los recursos humanos
Mediante el empleo de un software de gestión para la administración de recursos humanos, la empresa podrá tener un control exhaustivo de sus empleados, mejorando así también la relación con ellos, que permite enfocar al departamento de recursos humanos desde otra perspectiva. Con este tipo de programas la empresa obtendrá múltiples ventajas:
– Mejor información de sus empleados: cuánto hace que trabaja para la empresa, cuándo finaliza su contrato, aniversario o cumpleaños entre otros datos. El mismo programa genera alertas a través de la monitorización de la información que le fue cargada.
– Empleados nuevos: el programa permite crear una buena impresión en el momento de ingresar un nuevo empleado, pues el mismo programa genera mensajes de bienvenida, formularios para su firma, listas de documentos, y demás. Toda la información queda guardada en un mismo sitio.
– Facilita los procesos: como dar altas, dar bajas, cambios de puestos, haciendo sencillo el trabajo.
El software de gestión simplifica la tarea del departamento de recursos humanos de una empresa permitiendo también saber quiénes están convalecientes por incapacidades, y por cuánto tiempo lo estarán. Todos los colaboradores tienen acceso al programa para conocer sus beneficios, solicitar sus vacaciones o permisos, realizar consultas sobre el historial en la empresa o buscar sus documentos, todo ello con el respaldo en la nube.
El mismo programa asegura que la empresa cumpla con todos requisitos legales para las nóminas de los empleados, es decir, que permite estar al día fiscalmente.
El software de gestión facilita mejorar la relación con los empleados
Cuando los empleados solicitan permisos o vacaciones, desde el programa se puede aprobar o rechazar este tipo de peticiones de inmediato. La aplicación de software en el departamento de personal permite un mejor desarrollo humano dentro de la empresa, mejorando la relación con sus empleados. Ya sea por el pago en fecha, mandando felicitaciones por sus cumpleaños, por sus logros dentro y fuera de la empresa, y otros temas.
Con la utilización del software para gestión de recursos humanos, los empleados pueden aprovechar sus beneficios desde el primer día. Solicitar las fechas para sus vacaciones, permisos varios, consulta de documentos, sin ayuda de otras personas y sin presentarse en el departamento de personal, lo que le haría perder tiempo en la empresa.
Con este sistema se facilita la comunicación interna, ya que cuándo en la empresa se produce una nueva incorporación, todos estarán notificados de la misma. Este tipo de software permite a la empresa tener una mejor relación con sus empleados, pues al tener conocimiento por medio de alertas del mismo programa, puede celebrar sus fechas importantes o proponer sorpresas especiales para ellos.
