Acoge negociaciones con contratistas, formación interna y externa, reuniones de dirección, entrevistas; es insustituible durante las reuniones de los empleados y las reuniones de trabajo, la sala de conferencias es sin duda el lugar más multifuncional entre todas las salas de la oficina. ¿Qué puedes hacer para que sea funcional cuando tienes poco espacio? Desde Mobiliario comercial Madrid Euroestan le aconsejamos cómo organizar una pequeña sala de conferencias.
No sólo las corporaciones y las grandes empresas, sino también las pequeñas empresas, que emplean hasta una docena de empleados, comprenden la necesidad de crear un espacio en el que puedan organizar una sala de conferencias, necesaria para una reunión con los clientes, una presentación de la empresa, una formación o cualquier tipo de reunión formal. Organizar un lugar de este tipo es un reto, especialmente cuando la sala que tenemos a nuestra disposición es difícil de clasificar como espaciosa. Un dispositivo funcional de una pequeña sala de conferencias es posible, sólo necesita recordar unas pocas reglas sencillas.
En una sala de conferencias pequeña, coloque la mesa en una disposición de cámara o en forma de U
Entre los posibles escenarios de mesas de conferencia en salas pequeñas se utiliza un sistema de cámara o uno en forma de U (también llamado de herradura), ambos están dedicados a reuniones con pocas personas.
Mesa de conferencias íntima
Una o varias mesas más pequeñas dispuestas juntas forman un rectángulo alargado en el que los participantes se sientan uno frente al otro. Los lados más cortos de la tabla se reservan tradicionalmente para los líderes de la reunión o, en las compañías donde la jerarquía es importante, los encargados. El tablero de la mesa debe ser lo suficientemente ancho como para que las personas sentadas frente a frente puedan tomar notas y usar sus portátiles libremente.
Una mesa redonda
Que se considera una solución más "democrática", que hace hincapié en las relaciones de asociación, también funcionará bien en la configuración de la cámara. En este caso, sin embargo, es difícil hablar de un uso eficaz del espacio disponible. Una mesa en forma de elipse será un compromiso, que tiene la ventaja adicional de que los participantes de la reunión no se obstruyen mutuamente la vista.
Seleccione la forma de U para configurar las mesas de su sala de conferencias para talleres y cursos de formación frecuentes. Con este ajuste, el centro de la habitación queda libre. Esto asegura que los participantes puedan comunicarse libremente y tener acceso igualitario al contenido presentado y al líder. Para crear una herradura puede utilizar mesas modulares, que pueden desconectarse y reconfigurarse en una disposición diferente si es necesario.
Aplique las comodidades modernas para ayudar a mantener sus cables ordenados
El enredo de cables alrededor de la mesa restringe la libertad de movimiento y se ve mal. Afortunadamente, puede prevenir esto ordenando una mesa equipada con un llamado loop-through ubicado en el centro de la parte superior de la mesa, a través del cual el cable de alimentación, como un ordenador portátil, puede ser pasado y conectado a la toma de corriente ubicada en el suelo. Los conductos de cables tienen una función similar. Las tomas de corriente y los medios también pueden ocultarse de forma inteligente y elegante en el tablero de la mesa de conferencias.
Tomas de corriente en salas de conferencias pequeñas y medianas
Los enchufes eléctricos situados en el suelo debajo de la mesa de conferencias permiten una conexión rápida a la fuente de alimentación y ayudan a mantener los cables ordenados.
Sillas
Las sillas de la sala de conferencias deben ser lo suficientemente cómodas para no distraer la atención de la esencia de la reunión y no interferir con el problema centrado. Afortunadamente, no tienen que cumplir los requisitos ergonómicos de las sillas de trabajo, por lo que puede renunciar con seguridad a los reposabrazos que ocupan automáticamente más espacio, que no tiene en exceso a menos que tenga horas de reuniones en su empresa todos los días. Ciertamente, no debe renunciar a un asiento suave y tapizado y asegurarse de que sea lo suficientemente profundo como para sentarse cómodamente en él para las personas altas. Asegúrese de que la huella no sea demasiado ancha la silla debe ser fácil de deslizar hacia adentro y hacia afuera sin encajar en los asientos adyacentes.
Elija los colores sabiamente pero no de forma conservadora
Sabemos que los colores influyen en nuestro estado de ánimo y nuestras impresiones. ¿Por qué no aprovechar esto? Los colores brillantes en tonos fríos amplían ópticamente los interiores, por lo que son perfectos para las paredes de una pequeña sala de conferencias. Así que no olvide los beiges y los marrones, que aumentarán la impresión de espacio estrecho. Además, recuerde que estos son los colores que promueven la calma y la relajación. La sala de conferencias es un lugar de encuentro para los clientes, talleres, presentaciones y el nacimiento de nuevas ideas, por lo que vale la pena utilizar colores que son la toma de decisiones, estimular el pensamiento y facilitar la concentración
¿Cuáles son los colores?
En primer lugar, los rojos, naranjas y amarillos energéticos, que aumentan la presión y la dinámica de las reuniones, así como el azul intenso en su presencia, según la investigación, la gente se vuelve más inventiva. Por supuesto, no es necesario pintar todas las paredes de inmediato, uno o más acentos de color más pequeños combinados con blanco neutro son suficientes. Es importante que toda la habitación sea armoniosa, pero no aburrida
Evite los complementos excesivos que crean la impresión de caos
En la sala de conferencias, aparte de la mesa, debe haber por lo menos: un rotafolio magnético, un proyector con pantalla o un monitor. El propio equipo llena el espacio, así que tenga cuidado al elegir otros accesorios. Puede ser una buena idea utilizar una iluminación interesante colocada encima de la mesa, un póster motivador en la pared, papel pintado en blanco y negro o paneles acústicos texturizados en la pared, todo lo que no dificulte o restrinja el movimiento por la habitación, no distraiga la atención y, al mismo tiempo, rompa la monotonía y añada carácter al interior.
Instale las persianas en las ventanas y no utilice lámparas fluorescentes frías.
Una sala de conferencias con ventanas es la mejor solución. Las investigaciones han demostrado que la luz del día aumenta la productividad y que no se puede sobrestimar la capacidad de ventilación natural de una habitación. Sin embargo, es importante recordar que las ventanas pueden estar protegidas de la luz solar, lo que debilita la visibilidad de la imagen en la pantalla y calienta el aire, especialmente en habitaciones pequeñas. Puede instalar persianas enrollables o persianas que no ocupen espacio adicional y no acumulen polvo. También se pueden utilizar si la sala de conferencias tiene paredes de cristal.
Coloque puntos de luz en el techo que iluminen bien el tablero de la mesa de conferencias. Es importante seleccionar bombillas de color cálido que estén cerca de la luz del día. Esta iluminación hace que los ojos se vean menos cansados y también se vean mejor en ella.
La sala de conferencias es la tarjeta de visita de la empresa. Esta es una de las razones por las que todo en él debe ser tan funcional y de buena calidad como sea posible. La imagen de esta sala se refleja en la forma en que los contratistas, socios comerciales y empleados perciben a toda la organización. Para evitar errores y gastos innecesarios, vale la pena asesorarse con un diseñador experimentado o buscar una empresa especializada en el diseño y la producción de mobiliario de oficina a medida y la disposición de los interiores de los servicios públicos, que le aconsejará sobre la mejor manera de organizar una pequeña sala de conferencias.
